Jak prowadzi się księgowość w jednostce budżetowej? Jednostki budżetowe działają na podstawie odrębnych ustaw. Oznacza to, że prowadzona w nich księgowość również rządzi się nieco innymi prawami. Niektórym wręcz wydaje się, że rachunkowość budżetowa nie ma nic wspólnego ze zwykłą księgowością. Czy rzeczywiście tak jest? Jak prowadzi się księgowość w jednostce budżetowej?

Forma prowadzenia księgowości budżetowej

Jednostki sektora finansów publicznych muszą prowadzić pełne księgi rachunkowe. Bez względu na to, jakie przychody osiągają, nie mogą one prowadzić uproszczonej księgowości. Jednostki budżetowe państwo powołuje do realizacji zadań, które z reguły nie przynoszą dochodów. Przykładami tego typu jednostek są szkoły, przedszkola czy ośrodki dla niepełnosprawnych. Tego typu działalność podejmuje także sektor prywatny, jednak państwo zobowiązuje się do zaoferowania obywatelom takich usług nieodpłatnie. Księgowość jednostek budżetowych nie skupia się więc na zyskach, przychodach czy kosztach. Nie chodzi tutaj o osiąganie jak najwyższego wyniku finansowego i jego kreowaniu. Takie działanie byłoby bezzasadne, ponieważ jednostki budżetowe praktycznie nie osiągają dochodów. Te zaś, które je osiągają, nie są w stanie całkowicie się z nich sfinansować. Oznacza to, że główną formą finansowania jednostek budżetowych są dotacje czy subwencje. To właśnie z nich jednostka musi się rozliczyć i na tym głównie skupia się jej księgowość. Chodzi bowiem o to, aby wyszczególnić, na co wydawane są pieniądze publiczne. Z otrzymanych pieniędzy trzeba się również rozliczyć w takim sensie, że ich nadwyżkę na koniec roku należy odprowadzić do budżetu państwa. Tymczasem zakłady budżetowe również działają na podstawie otrzymanych dotacji, jednak mogą one osiągać także i swoje własne dochody. Przykładami są domy pomocy społecznej, ośrodki kulturalne czy zakłady zieleni miejskiej. Co więcej, działalność zakładów często prowadzona jest odpłatnie. Oznacza to konieczność prowadzenia ewidencji księgowej, która umożliwia ustalenie wyniku finansowego oraz rentowności zakładu.

Zasady prowadzenia księgowości budżetowej

Na ogół wydaje się, że rachunkowością budżetową rządzą podobne zasady, co rachunkowością podmiotów prywatnych. W jednostkach publicznych księgowi muszą bowiem otworzyć konta księgi głównej, ksiąg pomocniczych czy prowadzić dziennik. Co więcej, w ewidencji musi znaleźć się wykaz posiadanego majątku oraz zestawienia obrotów i sald. Konta mogą jednak nazywać się nieco inaczej, co wynika z rozporządzenia Ministra Finansów. Jednostki budżetowe zobowiązane są do prowadzenia szczegółowej ewidencji na niektórych kontach. Przykładowo należy dokładnie wyszczególnić środki trwałe. Księgowi muszą również wyszczególnić rodzaje rozrachunków czy konta kasowe. Jednostki budżetowe muszą również okresowo sporządzać sprawozdania finansowe. Nie ma tutaj jednak rozróżnienia na jednostki mikro, małe czy duże. Wszystkie jednostki budżetowe sporządzają sprawozdania w takiej samej formie. Co więcej, księgowi zobowiązani są do ewidencjonowania wszelkich wydatków budżetowych. Niestety, wydatki te muszą pokrywać się z tymi, które zostały zaplanowane. Każdy nieplanowany wydatek musi mieć swoje uzasadnienie. Księgowi ewidencjonują również dochody. Te możemy podzielić na przypisane oraz nieprzypisane. Przypisane dotyczą tych wpłat, które jednostka powinna otrzymać. Nieprzypisane zaś dotyczą wpłat, które nie zostały wcześniej zaplanowane.

Jak prowadzić księgowość jednostek budżetowych?

Do prowadzenia księgowości budżetowej można użyć specjalistycznego programu. Dlaczego jest to dobre rozwiązanie? Przede wszystkim program tego rodzaju tworzony jest z myślą właśnie o jednostkach publicznych. Wszelkiego rodzaju nazwy kont czy wzory sprawozdań dopasowane są do tych jednostek. Jest to bardzo istotne, ponieważ wymogi zostały jasno określone w rozporządzeniach oraz w ustawach. Jednostka budżetowa musi więc przestrzegać wytyczonych reguł. Księgowość jednostek budżetowych znacznie różni się od tej, którą prowadzi się w jednostkach prywatnych. Tutaj nie możemy dowolnie dobierać nazw kont czy sposobów księgowania. Uproszczone są również zasady dotyczące na przykład wyceny majątku czy ustalania zaliczek na podatek dochodowy. Co więcej, jednostki budżetowe często w ogóle nie płacą podatków. Oznacza to, że księgowi są zwolnieni z obowiązku ich naliczania i ewidencjonowania. Niemniej jednak księgowość jednostki budżetowej musi być prowadzona bardzo sumiennie. Chodzi bowiem o to, aby mogła ona przedstawiać klarowny stan finansów jednostki, która dysponuje pieniędzmi publicznymi. Księgowi nie skupiają się na podatkach czy wyniku finansowym, jednak muszą pieczołowicie ewidencjonować wszelkie wpływy i wydatki. W rachunkowości jednostek budżetowych wszystko musi się zgadzać – tu nie ma miejsca na jakiekolwiek malwersacje. Księgowość budżetowa musi bowiem rozliczać się z pieniędzy, które jednostka otrzymuje. Każde wpływy muszą być również odpowiednio ewidencjonowane, tak aby móc ustalić ewentualny podatek dochodowy lub nadwyżkę do zwrotu dla budżetu państwa.